Egy irodafelújításnál könnyű azzal kezdeni, amit mindenki lát. Új asztalok, látványos lámpák, növényfal, kényelmesnek tűnő fotelek és egy jól fotózható konyha gyorsan felkerülnek a kívánságlistára. A valóban jól működő iroda azonban nem a dekorációnál kezdődik.

Mielőtt kiválasztjátok a kanapé színét, érdemes rendbe tenni azokat a műszaki és komfort kérdéseket, amelyek minden egyes munkanapon hatással lesznek az ott dolgozókra. A hőmérsékletet, a fényt, a zajt vagy egy rosszul kialakított munkaállomást ugyanis nem tesz kellemesebbé egy drága tárgyalóasztal.

Miért ne a bútorok kiválasztásával kezdjétek a felújítást?

Azért, mert a bútor az iroda működésének csak egyik rétege. Előtte azt kell eldönteni, hogyan fogjátok valóban használni a teret.

Hány ember dolgozik bent egy átlagos napon? Mindenki állandó helyen ül, vagy közös munkaállomások lesznek? Gyakoriak a videóhívások? Hány tárgyalóra van szükség? Vannak olyan csapatok, amelyeknek csend kell, miközben mások egész nap telefonálnak? Mennyire melegszik fel az iroda nyáron? Hol vannak a nagy üvegfelületek? Hány számítógép és egyéb hőt termelő eszköz működik majd egyszerre?

Ha ezekre a kérdésekre nincs válasz, akkor a berendezés könnyen fordított sorrendben történik. Először bekerülnek az asztalok és a szekrények, utána derül ki, hogy kevés a konnektor, rossz helyre kerültek a lámpák, nincs megfelelő hely a beltéri klímaegységnek, vagy egy nyolcfős csapat olyan sarokban dolgozik, amely délutánra kellemetlenül felmelegszik.

Az irodafelújítás elején ezért ne bevásárlólistát, hanem működési tervet készítsetek.

Gondoljátok végig egy átlagos munkanap útját a bejárattól a munkaállomásokon és tárgyalókon keresztül egészen a konyháig. Ha már tudjátok, hogyan mozognak és dolgoznak majd az emberek a térben, sokkal könnyebb eldönteni, mire érdemes valóban pénzt fordítani.

Megfelelő lesz az elektromos hálózat az új irodához?

Egy iroda elektromos igénye jóval több annál, hogy minden asztal közelében legyen egy konnektor.

Számítógépek, monitorok, dokkolók, nyomtatók, hálózati eszközök, konyhai gépek, világítás, szerverek, töltők és különféle műszaki rendszerek működhetnek egyszerre. Ha a felújítás során új klimatizálás vagy más nagyobb teljesítményű berendezés is készül, azt szintén bele kell számítani a tervezésbe.

Nem szerencsés, ha a kész iroda átadása után kezdődik a hosszabbítók és elosztók hálózatának kiépítése az asztalok alatt.

Már a tervezésnél érdemes pontosítani a munkaállomások várható számát, az eszközök helyét és a tárgyalók technikai igényeit. Egy modern tárgyalóban például kijelző, kamera, számítógép, töltési lehetőség és videókonferencia rendszer is működhet.

Az elektromos rendszer állapotát és terhelhetőségét megfelelő szakemberrel kell ellenőriztetni. Ha módosítás szükséges, ezt sokkal egyszerűbb a falak javítása és festése előtt megoldani, mint egy frissen elkészült irodában.

A magyar munkahelyi követelményekről szóló szabályozás is külön kitér arra, hogy a munkahelyen alkalmazott villamos berendezések kialakítása ne okozzon baleseti veszélyt, és megfelelő védelmet kell biztosítani az elektromos kockázatokkal szemben.

Miért kell már a tervezéskor foglalkozni az iroda hőmérsékletével?

Mert a klimatizálás utólag sokkal több kompromisszummal járhat, mint akkor, ha már a felújítás részeként számoltok vele.

Egy iroda hőterhelését nem csak az alapterület határozza meg. Számít a tájolás, az üvegfelületek mérete, az árnyékolás, a belmagasság, az egy helyiségben dolgozók száma és az ott működő elektronikai eszközök mennyisége is. Egy napsütötte tárgyaló teljesen más igényeket támaszthat, mint az épület északi oldalán található kisebb iroda.

Ezért könnyen rossz döntéshez vezethet, ha kizárólag a négyzetméter alapján választotok készüléket.

A magyar munkahelyi előírások szerint a munkaterületeket befogadó helyiségek hőmérsékletének a munkavégzés teljes ideje alatt az emberi szervezet számára megfelelőnek kell lennie, a munka jellegét és a fizikai megterhelést is figyelembe véve. A szabályozás az erős napsugárzás hatásának kezelését is külön említi.

A nemzetközi munkavédelmi útmutatások ugyancsak arra hívják fel a figyelmet, hogy a komfortos munkakörnyezet kialakításában a hűtés mellett az árnyékolás, a megfelelő légmozgás és a szellőzés is szerepet játszik.

Mi az a hőkomfort?

A hőkomfort azt az állapotot jelenti, amikor az ember a környezet hőmérsékletét és egyéb hőérzeti jellemzőit összességében kellemesnek érzi. Nem kizárólag a levegő hőmérséklete számít, hanem többek között a légmozgás, a környező felületek hőmérséklete, a ruházat és az aktivitás is befolyásolhatja az érzékelt komfortot.

Mikor érdemes a klímát a felújítás részeként megtervezni?

Lehetőleg még azelőtt, hogy elkészülnek a végleges falak, álmennyezetek, festett felületek és egyedi bútorok.

Ha már a felújítás tervezési szakaszában tudjátok, hol lesznek a munkaállomások, tárgyalók és nagyobb hőterhelésű helyiségek, a klimatizálás is ezekhez igazítható. Így nem az lesz az elsődleges kérdés, hová fér még el egy beltéri egység, hanem az, hol tud megfelelően működni anélkül, hogy közvetlenül egy dolgozó nyakába fújna vagy valamelyik helyiségben alig éreznék a hatását.

Több helyiségből álló irodánál különösen fontos a rendszer egészében gondolkodni. A BudaKlíma a klímaszerelés irodába szolgáltatásánál helyszíni felmérés alapján vizsgálja az iroda kialakítását, méretét és a terek elrendezését, majd ezekhez igazodó megoldást javasol.

Több helyiség esetén több beltéri egységet kiszolgáló rendszer is szóba kerülhet.

Ha felújítás előtt álltok, érdemes még a munkák megkezdése előtt felmérést kérni, hogy a klimatizálás ne utólagos kompromisszum legyen: https://www.budaklima.hu/klimaszereles-irodaba.html

A korai tervezésnek esztétikai előnye is van. A csövezés, a kondenzvíz elvezetése, a kültéri és beltéri egységek helye sokkal rendezettebben alakítható ki, ha ezekkel már a felújítás elején számoltok.

Nem utolsósorban a villamos igények is időben bekerülnek a tervbe.

Miért nem jó megoldás, ha minden dolgozóra ugyanaz a levegő fúj?

A jó klimatizálás nem attól jó, hogy az iroda egyik pontján nagyon hideg van.

A munkatársak hőérzete eleve különbözik, és ezt tovább erősítheti az ülőhely, az ablak közelsége, a napsugárzás és a légáram iránya. Ha a hideg levegő közvetlenül egy munkaállomásra érkezik, ott könnyen kellemetlenné válhat a környezet, miközben a helyiség távolabbi részén továbbra is túl meleg marad.

Ezért a beltéri egységek helyének kiválasztásakor nemcsak azt kell megnézni, hol van szabad falfelület.

Gondoljátok végig azt is, hol ülnek majd tartósan emberek, merre áramolhat a levegő, hol található tárgyalóasztal, és van e olyan helyiség, amely teljesen eltérő használati ritmussal működik.

Egy tárgyaló például a nap nagy részében üres lehet, majd egy órára nyolc ember ül be laptopokkal. Egy külön iroda eközben egész nap egy vagy két embernek ad helyet. Ha minden területet ugyanúgy próbáltok kezelni, nehéz lesz mindenhol hasonló komfortot elérni.

Éppen ezért egy többhelyiséges iroda klimatizálását rendszerként érdemes megtervezni, nem egymástól független készülékek gyűjteményeként.

Miért érdemes többet költeni a jó világításra, mint egy látványos lámpára?

Mert a munkatársak nem a lámpatestet nézik egész nap, hanem a monitort, dokumentumokat és egymást.

Egy mutatós világítótest még nem jelent jó munkahelyi világítást. A túl erős fény, a monitoron megjelenő tükröződés, a nagy fénykontraszt vagy a rosszul megvilágított munkaállomás egyaránt zavaró lehet.

A magyar munkahelyi szabályozás szerint lehetőség szerint megfelelő természetes fényt, emellett pedig a tevékenységhez és a helyiség rendeltetéséhez igazodó mesterséges megvilágítást kell biztosítani. A mesterséges világítás megfelelőségét rendszeresen ellenőrizni is kell.

A brit munkavédelmi hatóság ergonómiai útmutatója külön kiemeli a monitorokon megjelenő tükröződés problémáját. Ennek csökkentésében az árnyékolás, a fényforrás megfelelő iránya és a munkaállomás jó elhelyezése is segíthet.

Ezért a világítás tervezésekor ne csak a mennyezetet nézzétek. Már legyen hozzávetőleges elképzelés arról is, hol lesznek az asztalok és a monitorok.

Egy jó iroda világítása rétegekből állhat. Más fényre lehet szükség egy közlekedőben, egy tárgyalóban, egy koncentrált munkára használt területen vagy egy konyhában. A cél nem az, hogy mindenhol ugyanolyan fény legyen, hanem az, hogy mindenhol az ott végzett tevékenységhez illeszkedjen.

Miért számít annyira az akusztika egy modern irodában?

Mert egy szép iroda is gyorsan fárasztóvá válik, ha folyamatosan hallod a melletted ülő telefonbeszélgetését, a tárgyalóból kiszűrődő meetinget és a konyhai kávégép hangját.

Ez különösen a nyitott irodákban jelenthet problémát.

A zajkezelésnél nem feltétlenül az a cél, hogy teljes csend legyen. Egy iroda természetesen hangosabb egy könyvtárnál. A problémát inkább az okozza, amikor a zaj folyamatosan elvonja a figyelmet, vagy a beszédérthetőség miatt mindenki hallja a többiek munkáját.

A magyar munkahelyi szabályozás az irodai munkahelyeknél is meghatároz zajjal kapcsolatos követelményeket. Ez jól mutatja, hogy a hangkörnyezet nem csupán kényelmi vagy belsőépítészeti kérdés.

Felújításkor sokkal könnyebb akusztikai szempontokat érvényesíteni, mint utólag.

Segíthetnek a megfelelő burkolatok, mennyezeti megoldások, térelválasztók és akusztikus felületek. Ugyanilyen fontos azonban az alaprajz. Ha a telefonáló értékesítők közvetlenül a koncentrált munkát végző fejlesztők mellé kerülnek, önmagában egy drága akusztikai panel nem biztos, hogy megoldja a problémát.

Fogalom röviden: akusztikai komfort

Az akusztikai komfort azt jelenti, hogy a tér hangkörnyezete illeszkedik az ott végzett tevékenységhez. Irodában nem feltétlenül teljes csend a cél, hanem az, hogy a beszéd, a gépek és a környezeti zaj ne zavarja szükségtelenül a koncentrációt és a kommunikációt.

Miért nem mindegy, milyen asztalt és széket vesztek?

Itt már valóban elérkeztünk a bútorokhoz, de még mindig nem elsősorban a dizájn számít.

Egy irodai szék lehet látványos, de ha nem állítható megfelelően, hosszú munkanapokon hamar előjöhetnek a hiányosságai. Ugyanez igaz az asztal magasságára, a monitor elhelyezésére és arra is, marad e elegendő hely a lábaknak.

A munkavédelmi ergonómiai útmutatások szerint a munkaállomást egészében kell vizsgálni, nem csak a széket vagy a monitort külön. A képernyő, a billentyűzet, az egér, az ülés és az asztal egymáshoz viszonyított helyzete együtt határozza meg, milyen testhelyzetben dolgozik valaki.

Ha laptopokkal dolgoztok, különösen érdemes végiggondolni a tartós használatot. Egy laptop önmagában praktikus mobil eszköz, de egész napos asztali használatnál külső monitor, billentyűzet vagy más kiegészítő teheti ergonomikusabbá a munkahelyet. A HSE útmutatója is külön kezeli a hosszabb ideig használt laptopos munkaállomások kialakítását.

Nem minden munkatárs ugyanolyan magas és nem mindenki ugyanúgy dolgozik. Ezért az állíthatóság gyakran értékesebb tulajdonság, mint az, hogy az összes szék tökéletesen egyforma legyen.

Fogalom röviden: ergonómia

Az ergonómia célja, hogy a munkakörnyezet, a munkaeszközök és a feladatok kialakítása alkalmazkodjon az emberhez. Egy ergonomikus iroda nem egyetlen speciális széktől lesz jó, hanem attól, hogy a teljes munkaállomás és a környezet támogatja a kényelmes, biztonságos munkavégzést.

Mit érdemes kezdeni a tárgyalókkal és a közös terekkel?

Először azt döntsétek el, mire használjátok őket valójában.

Sok irodában a tárgyaló az a helyiség, amely a látványterven remekül működik, a hétköznapokban viszont folyamatos bosszúság forrása. Nincs megfelelő kameraállás, a kijelző tükröződik, rossz az akusztika, nyolc ember után gyorsan felmelegszik a helyiség, vagy nincs elég csatlakozó.

Felújítás előtt gondoljátok végig a tipikus meetingeket.

Két ember ül be rövid megbeszélésre, vagy rendszeresen tízfős prezentációk vannak? Sok a videóhívás? Külső ügyfelek is használják a tárgyalót? Kell teljes elsötétítés? Fontos a bizalmas beszélgetések hangszigetelése?

A megfelelő műszaki előkészítés többet jelenthet, mint egy különleges tárgyalóasztal.

Ugyanez igaz a konyhára és a pihenőterületre. A közösségi tér akkor jó, ha valóban használható. Legyen elegendő hely, megfelelő világítás, egyszerűen tisztán tartható felületek és olyan elrendezés, amely nem akadályozza a mellette dolgozókat.

Ha a kávégép minden használatakor egy teljes csapat koncentrációja megszakad, akkor lehet, hogy nem a kávégéppel van probléma, hanem az alaprajzzal.

Hogyan készüljetek fel arra, hogy az iroda használata később megváltozhat?

Ne kizárólag a jelenlegi létszámra tervezzetek.

Lehet, hogy ma tizenketten dolgoztok bent, egy év múlva pedig húszan. Az is lehet, hogy a jelenlegi állandó munkaállomásokat később részben közös használatú asztalok váltják fel, vagy több kisebb tárgyalóra lesz szükség.

Egy jó felújítás hagy valamennyi mozgásteret.

Ez nem azt jelenti, hogy minden lehetséges jövőbeli változást előre ki kell építeni. Inkább azt, hogy érdemes kerülni azokat a megoldásokat, amelyek már egy kisebb átrendezést is rendkívül költségessé tesznek.

A megfelelő helyeken kialakított elektromos és hálózati csatlakozások, az átgondolt világítás és a rugalmasan alakítható terek később sokat érhetnek.

Ugyanez a gondolkodás vonatkozik a klimatizálásra is. Ha várhatóan új helyiségeket vontok be, nő a létszám vagy jelentősen megváltozik az iroda használata, ezt már a tervezésnél érdemes jelezni a szakembereknek.

Mire érdemes végül költeni a látványos berendezés előtt?

Elsőként azokra a dolgokra, amelyeket később nehéz, drága vagy zavaró megváltoztatni.

Ilyen az elektromos infrastruktúra, a világítás alapja, az internetes hálózat, a klimatizálás, az árnyékolás, az akusztikai kialakítás és az alaprajz. Ezek azok az elemek, amelyekhez gyakran falat kell bontani, vezetéket kell építeni vagy más szakágakkal kell összehangolni a munkát.

Ezután jöhetnek a munkaállomások és az ergonomikus bútorok.

A dekorációval pedig ráértek akkor foglalkozni, amikor már biztosak vagytok abban, hogy az iroda műszakilag és funkcionálisan működik.

Ez elsőre kevésbé izgalmas sorrend. Egy új villamos kiállásról vagy jól megválasztott klímaelhelyezésről valószínűleg senki nem készít majd fotót a céges közösségi oldalra.

Viszont minden munkanapon használni fogjátok. És hosszú távon pontosan ettől lesz jó egy iroda.